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「フリーランスエンジニアになったけど、経費ってぶっちゃけ何？」
「領収書って、全部取っておくべきなの？」
「よくわからないまま確定申告の時期を迎えるのが、正直めちゃくちゃ怖い…」
もしあなたが今、こんな風に感じているなら、安心してください。その気持ち、とてもよくわかります。
まさに今、その状態です…。何から手をつければいいか分からなくて。
大丈夫ですよ。フリーランスになりたては、誰しもが通る道です。
でも、心配いりません。今日お話しする「たった4つのステップ」を実践すれば、経費の不安はすぐに解消されます。実際に、正しく経費を計上するだけで年間20万円以上も手取りが増え、最新スペックのPCを購入できたという方もいるんですよ！
この記事を最後まで読めば、税務の専門知識がなくても、フリーランスエンジニアとして必要な経費の知識が完璧に身につき、「何が経費になり、どう処理すればいいのか」が手に取るようにわかります。
もう「経費の不安」に怯えるのは終わりにしましょう。この記事が、あなたの不安を「賢い節税への第一歩」に変えることをお約束します！
- 何が経費になるのか分からない…
- 確定申告のやり方が分からず、毎年不安…
- 賢く節税して、手取りを少しでも増やしたい…
- フリーランスエンジニアの経費管理に必要な準備リスト
- 初心者でも迷わない！経費管理の具体的な4ステップ
- やりがちな失敗を回避する3つの重要ポイント
- 手取りをさらに増やすための応用テクニック
まずはこれを揃えよう！経費管理の準備リスト
「よし、やるぞ！」と意気込んでも、道具がなければ戦えません。まずは経費管理をスムーズに進めるためのアイテムを揃えましょう！
【必須なもの】これがないと始まらない！
- 事業用の銀行口座とクレジットカード
- クラウド会計ソフト
- 開業届・青色申告承認申請書の控え
- 領収書やレシートを保管する箱・ファイル
特に重要なのが、事業用の銀行口座とクレジットカードです。これをプライベートと分けるだけで、お金の流れが驚くほどクリアになります。「どれが仕事の支出だっけ…？」と悩む時間がゼロになりますよ。
そして、クラウド会計ソフトはもはやフリーランスの三種の神器。例えばfreee会計のようなソフトは、銀行口座やカードと連携すれば、面倒な仕訳作業のほとんどを自動化してくれます。これなしの確定申告は考えられない、という方も多いです。
【あると便利なもの】作業効率が爆上がり！
- スマートフォン（スキャンアプリ）
- 税理士との顧問契約
スマホのスキャンアプリを使えば、もらったレシートをその場で撮影してデータで保存できます。紙の領収書で財布がパンパンになることも、後で「あのレシートどこいった！？」と探す手間もなくなります。ペーパーレス化は正義です！
売上が伸びてきて、「もう経理に時間を使いたくない！」という方は、税理士に相談するのも一つの手。専門家に任せることで、あなたはより開発に集中できます。
【完全ガイド】たったこれだけ！エンジニアの経費管理4ステップ
準備はOKですか？それではいよいよ、経費管理の具体的な手順を見ていきましょう。この4ステップを順番にこなすだけで、誰でも簡単に経費管理がマスターできます！
経費にできるかどうかの判断基準は、たった一つです。
「事業（あなたの仕事）で収益を上げるために、直接必要な費用か？」
これだけです。例えば、フリーランスエンジニアなら、以下のようなものが経費になります。
- 消耗品費：マウス、キーボード、Webカメラ、10万円未満のモニターなど
- 通信費：インターネット回線、レンタルサーバー代、ドメイン代、スマホの通信料など
- 新聞図書費：技術書、専門雑誌、有料の技術情報サイトの購読料
- 研修費：有料セミナー、勉強会、技術カンファレンスの参加費
- 接待交際費：クライアントとの打ち合わせでの飲食代、お中元やお歳暮
- 地代家賃・水道光熱費：自宅を事務所として使っている場合の家賃や光熱費の一部
経費として計上するには、「確かにお金を払いました」という証拠が必要です。その代表が領収書やレシートですね。
もらう際には、「①日付」「②金額」「③支払先」「④内容（但し書き）」が正しく書かれているか確認しましょう。但し書きが「お品代」だと何を買ったかわからないので、「書籍代として」など具体的に書いてもらうのがベストです。
あっ、領収書もらい忘れました！
大丈夫です。事業用カードで支払っていれば、その利用明細も立派な証拠になりますよ。
だからこそ、事業用カードが重要なんですね。保管方法は、あなたに合ったやり方でOKです。
- アナログ派：月別にクリアファイルに分ける、ノートに貼り付ける
- デジタル派：スマホのスキャンアプリで撮影し、会計ソフトにアップロードする
おすすめは断然デジタル派です。いつでも検索できるし、物理的な保管場所も不要ですからね。
ここが一番面倒に感じるかもしれませんが、クラウド会計ソフトを使えば驚くほど簡単です。実際の操作は、ほとんどがクリックだけで終わります。
- 連携した銀行口座やカードの明細を開きます。
- 未処理の明細から経費計上したい項目を選びます。
- ソフトが「この支出は〇〇費ですか？」と勘定科目を推測してくれます。内容を確認し、必要なら修正します。
- 「登録」ボタンをクリックして完了！
たったこれだけです。家事按分も、一度「家賃10万円のうち事業使用割合30%」のように設定すれば、あとは毎月自動で3万円が経費として計上されます。とても楽だと思いませんか？
入力しっぱなしではもったいないです。月に1回、5分でいいので経営状況を見直す習慣をつけましょう。これをするだけで、計上漏れを防げるだけでなく、自分のビジネスの状態がわかり、次の打ち手を考えられるようになります。
具体的に、何を見ればいいのでしょうか？
会計ソフトが自動で作る「損益計算書（P/L）」の「利益」の額だけチェックすればOKです！
例えば、「今月は利益が結構出ているな。よし、前から欲しかったスペックの高いPCを購入して、節税しつつ業務効率もアップさせよう！」といったように、数字を見て次のアクションを考えられるようになれば、もう立派な経営者です！ここまでできたら、もう怖いものなしですよ！
【重要】初心者がやりがちな失敗しないための3つのポイント
ここでは、多くのフリーランス初心者がつまずきがちなポイントを3つ紹介します。これを読んでおけば、あなたは同じ轍を踏むことはありません！
ポイント1：プライベートの支出と事業の支出を完全に分ける
【よくある失敗例】
独立当初、プライベートのカードで仕事のサーバー代などを立て替えていたら、年末になってどれが経費か分からなくなり、1年分の明細とにらめっこ…。確定申告前に地獄を見たという話はよく聞きます。
もうこれに尽きます。事業に関する支払いは、1円たりともプライベート用を使わない！必ず事業専用の銀行口座とクレジットカードを用意し、そちらに集約してください。これだけで経理処理の9割は楽になります。
ポイント2：家事按分の根拠を明確にしておく
【よくある失敗例】
「自宅で仕事してるんだから、家賃の半分くらいは経費でしょ！」と安易に50%で計上。しかし、なぜ50%なのかという根拠を全く用意しておらず、もし税務調査が来たら…と後から青ざめるケースです。
なぜその割合にしたのか、客観的な計算根拠を必ずメモとして残しておきましょう。
例：「仕事部屋の面積が10㎡で家全体が40㎡なので、家賃の25%（10÷40）を経費にする」
例：「平日は平均8時間、月20日仕事をしているので、電気代の22%（8時間×20日 ÷ 24時間×30日）を経費にする」
このように説明できる状態にしておけば、何も怖くありません。
ポイント3：領収書がない出費も諦めない
【よくある失敗例】
取引先へのご祝儀や、移動で使った交通系ICカードへのチャージ代など、「領収書が出ないから経費にならないや」と思い込み、年間で数万円も損をしてしまうケースです。
えっ、諦めなくていいんですか？
もちろんです！「出金伝票」という方法があります。
領収書がなくても、支払いの事実を自分で記録すればOK。慶弔費なら招待状を保管、交通費なら駅で利用履歴を印字、自動販売機での飲み物代などは「出金伝票」を作成します。出金伝票は文房具屋や100円ショップで売っており、「日付・支払先・金額・内容」を自分で書けば、立派な証拠書類になります。
【応用編】もっと節税効果を高めるための2つのテクニック
基本の経費管理ができるようになったあなたへ。ここでは、さらに手取りを増やすための、ちょっと強力な節税テクニックを伝授します！
テクニック1：青色申告の「65万円特別控除」をフル活用する
フリーランスなら絶対に活用したいのが青色申告。その最大のメリットが、最大65万円の所得控除です！
簡単に言うと、課税対象となる所得を65万円も減らせるということ。税率が20%の人なら、これだけで13万円（65万円 × 20%）も税金が安くなります。やらない理由がないですよね？
「でも、条件が難しいんじゃ…？」と思うかもしれませんが、大丈夫。
65万円控除の主な要件は「複式簿記での記帳」と「e-Taxでの電子申告」ですが、クラウド会計ソフトを使っていれば、日々の取引を入力するだけで自動的に複式簿記の帳簿が作成されます。専門知識は一切不要です！
テクニック2：未来の自分への投資で節税する（小規模企業共済・iDeCo）
会社員と違って退職金がないフリーランス。でも、自分で退職金を作る制度があるんです。それが「小規模企業共済」と「iDeCo（個人型確定拠出年金）」です。
これらの制度の最強な点は、毎月の掛金が全額「所得控除」の対象になること。
例えば、毎月7万円を小規模企業共済に積み立てれば、年間84万円が所得から控除されます。税率20%なら約17万円も節税に。将来の自分のためにお金を積み立てながら、今の税金も減らせる。まさに一石二鳥の制度なんです。
まとめ：完璧じゃなくてOK！まずは最初の一歩を踏み出そう
お疲れ様でした！ここまでフリーランスエンジニアの経費管理について、具体的なステップから節税テクニックまで、全てをお話ししてきました。
最後に、今日からあなたがやるべきことをシンプルにまとめます。
- 事業用の口座とカードを用意する
- クラウド会計ソフトを導入する（無料お試しからでOK！）
- 事業に関係ある支出か判断し、証拠を残す
- 月に一度、収支を見直す
たくさんの情報をお伝えしましたが、最初から完璧にやろうと気負う必要はまったくありません。
大切なのは、とにかく最初の一歩を踏み出すことです。
まずは、今月使った経費のレシートを1枚、スマホで撮影して会計ソフトに登録してみましょう。コンビニで買った参考書籍、クライアントと打ち合わせしたカフェ代、何でも構いません。
その小さな一歩が、あなたの手取りを最大化する「賢いフリーランスエンジニア」への道に確実に繋がっています。
あなたはもう、経費の知識で迷うことはありません。自信を持って、今日から実践していきましょう！応援しています！
- Q. 経費にできるか迷ったらどうすればいいですか？
- A. 「事業（仕事）で収益を上げるために、直接必要な費用か？」という基準で考えましょう。それでも迷う場合は、管轄の税務署や税理士に相談するのが最も確実です。多くのクラウド会計ソフトには、チャットで相談できる機能もあります。
- Q. いつまでに何をすればいいですか？
- A. 個人事業主の確定申告は、原則として毎年2月16日〜3月15日です。日々の経費管理を習慣化し、遅くとも1月中には全ての入力作業を終えておくのが理想です。まずは、①事業用の口座・カードの準備、②会計ソフトの導入から始めましょう。