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専門的な話になると、「相手にうまく伝わらない…」「どう説明すれば納得してもらえるんだろう？」と悩んだ経験はありませんか？
特に、ITやWEBに関する内容は、専門用語が多くて相手を混乱させてしまうことも少なくありません。
この記事では、ITに詳しくない方にもスムーズに内容を理解してもらうための「伝え方のコツ」を、具体的なテクニックやトレーニング方法を交えて徹底解説します。
専門用語を使ったら相手が固まってしまった
説明が長くなってしまい、結局何が言いたいか伝わらない
お客様との認識がズレて、プロジェクトが手戻りになる
まさにその通りで…。どうすれば分かりやすく伝えられるんだろう？
その悩み、よくわかります。でも大丈夫！いくつかの「型」と「コツ」を意識するだけで、驚くほど伝わるようになります。
- 相手の理解度を劇的に上げる7つの基本テクニック
- どんな場面でも使える最強のフレームワーク「PREP法」
- 難しい言葉を身近なものに変える「たとえ話」の作り方
- 伝える力を日々鍛えるための具体的なトレーニング方法
まず意識改革！専門家がやりがちな「伝わらない話し方」とは
なぜ、あなたの話は伝わりにくいのでしょうか？
それは、あなたにとっての「当たり前」が、相手にとっては「未知の言葉」だからです。
例えば、「サーバーのAレコードを書き換えて、DNSの浸透を待ちます」と言われても、詳しくない人には「？？？」となってしまいますよね。
まず大切なのは、「相手は、この言葉を知らないかもしれない」という前提に立つこと。
この意識を持つだけで、言葉の選び方が自然と変わり、相手に寄り添ったコミュニケーションが取れるようになります。
明日から使える！分かりやすい伝え方の7つのコツ
では、具体的にどうすれば分かりやすく伝えられるのでしょうか。まずは基本となる7つのコツを紹介します。
- 1文は短く、1メッセージ1テーマ：文は60〜70字以内で区切る。
- 専門用語は言い換える／たとえ話を使う：「DNS」→「ネット上の住所録」のように。
- 手順は“見出し＋箇条書き”で示す：全体像を見せてから詳細へ。
- メリット → 作業 → お願い の順で書く：相手の「嬉しいこと」を先に伝える。
- 数字・期間は具体的に：「しばらく」→「約2日間」、「多め」→「5万円以内」。
- 疑問が出そうな所はQ&Aで先回り：相手の「？」を想像して答えを添える。
- 最後に“要確認ポイント”を太字や枠で強調：相手の抜け漏れを防ぐ。
なるほど…。「メリット」を先に伝えるのはすぐできそう！
はい。いきなり「DNSが〜」と話すより、「サイトの表示が早くなるのですが、そのために…」と切り出すと、聞く耳を持ってもらいやすくなります。
最強の型「PREP法」で誰でも説明上手に
7つのコツと合わせて使うと絶大な効果を発揮するのが、「PREP法（プレップほう）」というフレームワークです。
これは、以下の順番で話すだけのシンプルな型ですが、驚くほど話が整理され、相手に伝わりやすくなります。
まず、話の「結論」をひと言で伝えます。
なぜその結論に至ったのか、「理由」を説明します。
理由を裏付ける「具体例」やデータを示します。
最後にもう一度「結論」を繰り返し、話を締めます。
【場面別】行数を変えてPREP法を使いこなす
PREP法は、伝える情報量に応じて行数を調整することで、さらに使いやすくなります。チャットなら3行、メールなら4行、詳しい説明なら5行、といった使い分けが可能です。
行数を減らすときは「理由」と「具体例」を1行にまとめ、増やしたいときは「具体例」を2つに分けるのがコツです。
▼ PREP 3行：チャットなど素早く伝えたいとき
P（結論）：外部サーバーで動かしましょう。
R+E（理由+例）：今のサーバーはPHP非対応で動作が不安定なため、設定済みのレンタルサーバーなら安心です。
P（結論）：そのため外部サーバー利用をご検討ください。
▼ PREP 4行：メールなど基本形で伝えたいとき
P（結論）：外部サーバーへの移行をおすすめします。
R（理由）：現在のサーバーはWordPressの必須機能が使えないからです。
E（具体例）：例えばPHP8とMySQLが入っておらず、プラグインも正常に動きません。
P（結論）：安全な運用のため、外部サーバーをご利用ください。
▼ PREP 5行：リスクなど詳しく説明したいとき
P（結論）：外部サーバーへ引っ越すべきです。
R（理由）：社内サーバーがWordPressの動作要件を満たしていないためです。
E①（良い例）：レンタルサーバーは月額1,000円ほどで、PHP8/MySQLが標準搭載されています。
E②（悪い例）：逆に今のサーバーで無理に動かすと、更新のたびに表示が崩れる恐れがあります。
P（結論+行動）：そこでエックスサーバーを契約し、ドメイン設定を書き換えましょう。
魔法の言葉「たとえ話」の作り方
PREP法と並行して使いたいのが「たとえ話」です。
難しい専門用語も、相手が知っている身近なものに置き換えるだけで、一瞬で理解できる魔法の言葉に変わります。
でも、センスのいいたとえ話って、なかなか思いつかないんだよね…。
大丈夫です。実は、たとえ話はセンスではなく、3つのステップで作れる「技術」なんです。
専門用語の「働き」を一言で表します。
例：「DNS」→ サイトへ案内する
同じ働きを持つ「身近なもの」を3つほど書き出します。
例：「住所録」「電話帳」「カーナビ」
一番しっくりくるものを選び、理由を添えて文章にします。
例：「DNSは“インターネットの住所録”です。サイトの場所を教えてくれる役割なので。」
この3ステップを意識するだけで、誰でも簡単にかつ的確なたとえ話を作ることができます。
- 住所・道案内 → DNS、URL、ルーティング
- カギ・南京錠 → パスワード、暗号化、セキュリティ
- 宅配・郵便 → データ送信、API連携
- 箱・ロッカー → データベース、クラウドストレージ
【筋トレと一緒】伝える力を伸ばす5つの日常トレーニング
「伝え方」は、スポーツや筋トレと同じで、日々のトレーニングで確実に上達します。
ここでは、1日5分から始められる簡単なトレーニング方法を5つご紹介します。
| トレーニング | やり方 | 目安時間 | 効果 |
|---|---|---|---|
| ① アナロジー日記 | その日使った専門用語を1つ選び、身近なたとえ話に言い換えてメモする。 | 1日5分 | たとえの引き出しが増える |
| ② フェイマン2分法 | 難しい概念を「中学生に2分で説明する」つもりで紙に書き出し、専門用語を消して言い換える。 | 1日10分 | 本質だけを抜き出す訓練 |
| ③ 録音＆セルフレビュー | スマホで自分の説明を録音し、倍速再生。耳障りな専門用語があったら言い換え候補を3つ書く。 | 週2回×15分 | 客観的に聞き直して改善できる |
| ④ “教え返し”ペア練習 | 同僚や家族に1分説明し、相手に「私の言葉で説明し直して」とお願いする。ズレた部分が改善点。 | 週1回×10分 | 伝達漏れを発見できる |
| ⑤ 読みやすさチェック | 書いた文章をツールでスコア確認。中学生レベルを目標に短文化する。 | 任意 | 文章力そのものが向上する |
いきなり全部やろうとすると大変なので、まずは「①アナロジー日記」か「②フェイマン2分法」から始めるのがおすすめです！
まとめ：今日からあなたも「説明上手」に！
今回は、専門用語を知らない人に分かりやすく伝えるためのコツを解説しました。
1. 「相手は知らない」を前提にする
自分の当たり前を疑い、相手に寄り添う意識が第一歩です。
2. 「PREP法」の型を使う
結論→理由→具体例→結論の順番で話すだけで、驚くほど話が整理されます。
3. 「たとえ話」で翻訳する
難しい言葉は、身近なものに置き換えることで、一瞬で伝わる言葉に変わります。
これらのテクニックは、特別な才能は一切不要です。
少し意識して、日々トレーニングを続けるだけで、あなたの「伝える力」は劇的に向上します。
ぜひ、明日からのコミュニケーションで試してみてください！
- 一番簡単にできることは何ですか？
- まずは「結論から話す」ことを意識するだけでも、相手の理解度は大きく変わります。次にPREP法、たとえ話とステップアップしていくのがおすすめです。
- たとえ話が逆に分かりにくくならないか心配です…
- 「AはBです。なぜなら〜だから」というように、必ずたとえた理由をセットで伝えるのがコツです。そうすれば、たとえが独りよがりになるのを防げます。