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経理メンバー2人でWordやExcelのデータを扱いたいんだけど、セキュリティの高い重要なデータだから、どう管理すればいいか悩んでるんだ…。
そのお悩み、非常によくわかります。経理データは会社の重要情報ですから、セキュリティは最優先ですよね。ご安心ください、最適な方法があります。
経理担当者様は、会社の根幹に関わる重要なデータを日常的に扱います。
特に少人数で業務を行う場合、「手軽さ」と「高度なセキュリティ」をどう両立させるかが大きな課題です。
USBメモリでの手渡しや、個人用の無料チャットツールでの共有は、情報漏洩のリスクが非常に高く、絶対に避けるべきです。
- 少人数の経理に最適なファイル共有方法
- クラウドサービスとNASの費用・特徴比較
- 今日からできるセキュリティ強化の具体策
【結論】2名の経理には「法人向けクラウドサービス」が最適解
先に結論からお伝えします。
経理メンバー2名で、安全かつ効率的にファイル共有を行うには、「Microsoft 365」や「Google Workspace」といった法人向けクラウドサービスの利用が最もおすすめです。
1.専門知識が不要：サーバー管理などの専門知識がなくても、高水準のセキュリティを維持できます。
2.低コストで導入可能：機器の購入が不要なため、初期費用を抑えて月額数千円から始められます。
3.高い利便性：場所を選ばずにアクセスでき、2人での同時編集もスムーズに行えます。
もちろん、他の選択肢もあります。それぞれの特徴と費用を比較して、自社に最適な方法を見つけましょう。
ファイル共有方法｜3つの選択肢を費用と特徴で比較
ここでは、代表的な3つの方法「クラウドサービス」「NAS」「ファイルサーバー」を比較します。特に2名での利用を想定した場合の比較表をご覧ください。
| 比較項目 | クラウドサービス | NAS（ネットワークHDD） | ファイルサーバー |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 約6万円～12万円 | 数十万円～ |
| 月額費用（2名） | 約3,000円～8,000円 | ほぼ0円（電気代のみ） | 数千円～（保守費） |
| セキュリティ | ◎ 専門家が管理・常に最新 | △～〇 自己責任での設定・管理が必要 | 〇 専門知識があれば強固にできる |
| 利便性 | ◎ 場所を問わずアクセス・共同編集が容易 | 〇 初期設定をすれば外部からもアクセス可能 | △ 外部アクセスにはVPNなどが必要 |
| こんな人におすすめ | ・セキュリティと利便性を両立したい ・ITに詳しい人がいない ・初期費用を抑えたい | ・月額費用をかけたくない ・自分たちで機器管理ができる ・買い切りモデルが良い | ・2名での利用には非推奨 |
この比較からもわかる通り、2名での利用においては、クラウドサービスが最もバランスの取れた選択肢と言えます。
次からは、それぞれの方法について、より詳しく解説していきます。
選択肢1：クラウドストレージサービス（推奨）
やはり最もおすすめなのが、法人向けのクラウドストレージサービスです。初期費用ゼロで、契約後すぐに利用を開始できる手軽さが魅力です。
特に、普段お使いのWordやExcelとの親和性が高い「Microsoft 365」や、強力なセキュリティを誇る「Google Workspace」が二大巨頭です。
Microsoft 365：Word/Excelとの連携が最強
WordやExcelを提供しているMicrosoft社のサービスなので、連携のスムーズさは言うまでもありません。ファイルの互換性を心配する必要が一切ないのが最大のメリットです。
Microsoft 365 Business Standard
- 月額費用：約4,328円（年契約の場合）
- 特徴：Word/Excelアプリ、1TBストレージ、Teamsなど機能が充実。セキュリティとコストのバランスが良い定番プラン。
Microsoft 365 Business Premium
- 月額費用：約7,618円（年契約の場合）
- 特徴：Standardの全機能に加え、サイバー脅威対策など高度なセキュリティ機能が追加。機密性を最重要視する場合に。
- アクセス権限制御：ファイル毎に「閲覧のみ」「編集可」など細かい設定が可能。
- 多要素認証：パスワード以外の認証で不正アクセスを防止。
- データの暗号化：通信・保存データは全て暗号化され保護。
- 監査ログ：誰がいつどのファイルにアクセスしたか記録を確認できる。
Google Workspace：堅牢なセキュリティと優れた操作性
GmailやGoogleドライブなどで馴染みのある方も多い、Googleのサービスです。直感的な操作性と、世界最高レベルのセキュリティインフラが魅力です。
Google Workspace Business Standard
- 月額費用：約3,200円〜3,648円（年契約の場合）
- 特徴：1ユーザーあたり2TBの大容量ストレージと「共有ドライブ」機能が強力。コストを抑えつつ高機能。
Google Workspace Business Plus
- 月額費用：約5,000円〜5,700円（年契約の場合）
- 特徴：ストレージが5TBに増量。データ保持や監査対応のための「Vault」機能が使える。
- 共有ドライブ：チームでファイルを一元管理する専用スペース。アクセス権も厳密に管理可能。
- 2段階認証プロセス：不正ログインを強力に防ぐ認証機能。
- データの暗号化：保存データや通信はすべて暗号化。
- 高度な迷惑メールフィルタリング：フィッシング詐欺メールなどを高精度でブロック。
選択肢2：NAS (Network Attached Storage)
NAS（ナス）は、ネットワークに直接接続できるハードディスクのことです。最初に機器を購入すれば、月々のランニングコストは電気代程度に抑えられる「買い切りモデル」が特徴です。
買い切りは魅力的！でも、セキュリティは大丈夫なの？
良い質問です。そこがNASの最大の注意点になります。設定や管理はすべて自分たちで行う必要があります。
初期費用：合計 約6万円～12万円程度
- NAS本体（2ベイモデル推奨）：3万円～7万円
- 高耐久HDD（2台）：3万円～5万円
ポイント：HDDを2台搭載し、1台が故障してもデータが消えない「RAID1（ミラーリング）」設定が必須です。
NASは便利な反面、セキュリティ設定やOSアップデート、バックアップ、故障時の対応などをすべて自己責任で行う必要があります。特に外部からアクセスする設定にする場合は、不正アクセスの標的になりやすいため、十分な知識がないと大きなリスクを伴います。
選択肢3：ファイルサーバー（2名には非推奨）
自社内に専用サーバーを設置する方法です。
非常に柔軟で高度な設定が可能ですが、導入・運用コストが数十万円以上と高額になり、専門知識も必須です。2名での利用には完全にオーバースペックなため、今回は選択肢から外して問題ないでしょう。
【最重要】今日から実践！セキュリティを高める5つの鉄則
どの方法を選ぶにしても、最終的に運用するのは「人」です。以下のセキュリティ対策は、必ず徹底してください。これができていないと、どんなに高価なシステムを導入しても意味がありません。
第三者が推測しにくい、長く複雑なパスワード（英数記号を混ぜて12文字以上など）を設定し、他のサービスとの使い回しは絶対にやめましょう。
ID/パスワードが漏洩しても、スマートフォンアプリなど本人しか持っていない要素で認証するため、不正ログインをほぼ防げます。法人向けサービスなら必ず設定しましょう。
担当者であっても、業務に直接関係のないデータにはアクセスできないように設定するのが基本です。「とりあえず全員に管理者権限」は最も危険です。
利用しているPCのOSやウイルス対策ソフトは、常に最新の状態に保ちましょう。脆弱性を放置すると、サイバー攻撃の標的になります。
ファイルの命名規則、保存場所、共有方法などについて2人で明確なルールを決め、必ず守ることが、混乱やミスを防ぐ鍵です。
よくある質問
- 結局、どれが一番おすすめですか？
- 「Microsoft 365 Business Standard」が最もおすすめです。Word/Excelとの親和性が高く、セキュリティ、機能、コストのバランスが非常に優れています。Gmailを主に使っているなら「Google Workspace Business Standard」も素晴らしい選択肢です。
- 無料のクラウドストレージではダメなのでしょうか？
- 個人向けの無料サービスは、セキュリティ機能や管理機能が法人利用を想定していません。万が一の情報漏洩時に企業の責任が問われるため、ビジネスでの利用は絶対に避けるべきです。利用規約で商用利用が禁止されている場合もあります。
まとめ：最適なツールを選んで安全・快適な経理業務を！
今回は、経理2名で安全にWordとExcelのデータを共有する方法について、3つの選択肢を比較・解説しました。
- 結論：2名体制なら法人向けクラウドサービスが最適。
- 推奨プラン：Excelとの連携なら「Microsoft 365 Business Standard」、コスパなら「Google Workspace Business Standard」。
- 買い切り派なら：NASも選択肢になるが、セキュリティ管理は自己責任と心得る。
- 共通の必須事項：強力なパスワード設定や二要素認証などの基本ルール徹底が最重要。
まずはクラウドサービスの無料トライアルなどを利用して、操作性や自社の運用に合うかどうかを試してみてはいかがでしょうか。